Informare privind prelucrarea datelor pentru programări online și facturare

Ultima actualizare: 20 octombrie 2026

Defensio · www.defensio.ro

1. Operatorul și datele de contact

Operatorul datelor este Cabinet de Avocat Dumitrache Ioana, CIF 41222047, cu sediul profesional în București, reprezentat de avocat Ioana Dumitrache, membru al Baroului București, care își prezintă activitatea sub denumirea Defensio, denumit în continuare „Cabinetul”. Pentru orice solicitare privind datele personale ne puteți scrie la ioana@defensio.ro.

Această informare explică prelucrarea datelor pentru solicitarea și gestionarea programărilor prin formularul disponibil pe www.defensio.ro, comunicările privind consultația, emiterea și transmiterea facturii și îndeplinirea obligațiilor aferente. Este furnizată potrivit art. 12 și 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

2. Datele pe care le prelucrăm

Pentru programare prelucrăm numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de telefon dacă este necesar canalului de comunicare ales, serviciul solicitat, data și ora programării, precum și corespondența administrativă aferentă.

Pentru facturare prelucrăm numele și prenumele beneficiarului, adresa de facturare și celelalte informații cerute de legislația fiscală pentru operațiunea respectivă. Dacă factura este emisă unei persoane juridice ori unei forme de exercitare a unei profesii, sunt necesare denumirea, sediul și codul de identificare fiscală, precum și datele persoanei de contact. Factura este emisă prin SmartBill și transmisă la adresa de e-mail comunicată de dumneavoastră.

Plata se efectuează prin transfer bancar în contul Cabinetului, inclusiv prin ordin de plată ori prin aplicația bancară a plătitorului. Pentru identificarea încasării și corelarea acesteia cu factura, prelucrăm datele care rezultă din documentele bancare sau din dovada plății: numele plătitorului, contul bancar dacă este indicat în document, suma, data și referința tranzacției. Vă rugăm să indicați în explicațiile plății numărul facturii, fără detalii despre cauză. Cabinetul nu solicită datele de autentificare în aplicația bancară ori codurile de autorizare a plății.

CNP-ul și copia actului de identitate nu sunt solicitate prin formular exclusiv pentru programare ori pentru emiterea unei facturi către un consumator persoană fizică. Dacă o identificare suplimentară devine necesară pentru încheierea contractului sau în temeiul unei obligații legale aplicabile, vă explicăm separat scopul și temeiul solicitării.

În funcție de funcționarea tehnică a formularului, pot fi prelucrate adresa IP, data și ora transmiterii și înregistrările necesare securității și demonstrării informării. Datele sunt furnizate de dumneavoastră ori generate de interacțiunea cu formularul și de operațiunile de facturare și plată.

3. Scopurile și temeiurile legale

Programarea, confirmarea, reprogramarea sau anularea consultației și comunicările necesare serviciului solicitat se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, atunci când sunteți persoana fizică ce solicită demersuri pentru încheierea propriului contract sau partea unui contract încheiat cu Cabinetul.

Pentru comunicarea cu reprezentanții unei persoane juridice ori cu persoanele care solicită o programare în numele altcuiva, temeiul este art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR. Interesul legitim constă în gestionarea solicitării și comunicarea cu persoana care organizează consultația. Acest temei se aplică după evaluarea necesității prelucrării și a drepturilor persoanelor vizate.

Emiterea facturilor prin SmartBill, transmiterea acestora prin e-mail, înregistrarea și păstrarea documentelor fiscale, inclusiv raportarea prin RO e-Factura atunci când este obligatorie, se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, raportat la art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, OUG nr. 120/2021 și reglementările contabile aplicabile, inclusiv Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 170/2015, cu modificările ulterioare.

Verificările impuse de regulile profesiei, inclusiv cele privind conflictele de interese, se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, în raport cu Legea nr. 51/1995 și Statutul profesiei de avocat. Pentru securitatea formularului, prevenirea utilizării abuzive și păstrarea dovezilor strict necesare soluționării unei contestații sau apărării unui drept, temeiul este art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, pentru aceste interese legitime.

Prelucrările necesare programării și îndeplinirii obligațiilor fiscale nu sunt condiționate de acordarea unui consimțământ GDPR. Confirmarea citirii prezentei informări nu constituie un asemenea consimțământ.

4. Datele necesare și informațiile despre cauză

Câmpurile obligatorii sunt marcate distinct în formular și privesc datele necesare etapei respective. Furnizarea datelor pentru programare este necesară soluționării cererii dumneavoastră; furnizarea datelor de facturare permite Cabinetului să își îndeplinească obligațiile fiscale. Lipsa datelor necesare poate împiedica gestionarea programării sau finalizarea operațiunii pentru care factura trebuie emisă. Câmpurile marcate ca opționale pot rămâne necompletate.

În formularul de programare vă rugăm să nu transmiteți documente din dosar, descrieri detaliate ale faptelor, date privind sănătatea, condamnări sau acuzații penale ori date despre alte persoane care nu sunt necesare programării. Informațiile despre cauză se comunică separat, prin canalul convenit cu avocatul.

Dacă pentru evaluarea sau prestarea serviciului devine necesară prelucrarea unor categorii speciale de date, aceasta presupune și îndeplinirea unei condiții de la art. 9 alin. (2) GDPR, inclusiv lit. f), când datele sunt necesare constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță. Datele privind condamnări și infracțiuni sunt supuse art. 10 GDPR și cadrului legal care autorizează prelucrarea în exercitarea profesiei. Simpla completare a formularului nu înlocuiește aceste condiții.

5. Destinatarii și confidențialitatea

Datele pot fi accesate, numai în măsura necesară atribuțiilor lor, de persoanele autorizate din cadrul Cabinetului și de furnizorii implicați în găzduirea și mentenanța site-ului, gestionarea programărilor și a corespondenței, contabilitate și arhivare. Datele de facturare și adresa de e-mail sunt prelucrate prin SmartBill, furnizat de Intelligent IT S.R.L., care acționează ca persoană împuternicită de Cabinet pentru aceste operațiuni, în condițiile art. 28 GDPR. Băncile implicate în transferul sumelor acționează ca operatori independenți pentru operațiunile bancare proprii.

Furnizorii care prelucrează date în numele Cabinetului sunt supuși obligațiilor prevăzute de art. 28 GDPR. Destinatarii care stabilesc propriile scopuri și mijloace de prelucrare acționează ca operatori independenți pentru acele operațiuni.

Datele fiscale sunt comunicate ANAF și Ministerului Finanțelor prin sistemele legale de raportare, în condițiile aplicabile. Alte comunicări către autorități sau destinatari se efectuează numai în baza unui temei legal și cu respectarea secretului profesional prevăzut de art. 11 din Legea nr. 51/1995 și art. 8 și 9 din Statutul profesiei. Documentele și detaliile cauzei nu sunt necesare prestatorilor care asigură exclusiv programarea ori facturarea.

6. Transferurile în afara Spațiului Economic European

Pentru găzduirea datelor din aplicația de facturare, documentația contractuală publicată de SmartBill indică Amazon Web Services și locații în Irlanda și Germania. Prelucrările efectuate în alte state din Spațiul Economic European nu reprezintă, prin ele însele, transferuri către țări terțe. Pentru orice transfer în afara acestui spațiu se aplică art. 44–49 GDPR.

7. Perioada de păstrare

Datele administrative ale programării se păstrează până la efectuarea ori anularea acesteia și încheierea comunicărilor necesare. Dacă solicitarea nu este urmată de un contract, datele care nu mai au un scop justificat sunt șterse sau anonimizate. Dacă este încheiat un contract, numai informațiile relevante sunt preluate în evidențele profesionale, cu aplicarea regulilor de păstrare aferente mandatului.

Facturile și documentele justificative contabile se păstrează, ca regulă, timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, potrivit reglementărilor contabile aplicabile. Acest termen nu se aplică automat întregului conținut al formularului sau corespondenței.

Datele tehnice se păstrează cât este necesar scopului concret de securitate, verificării erorilor sau incidentelor. Dovezile informării și cele necesare unei pretenții se păstrează în funcție de obligația legală ori termenul de prescripție aplicabil, ținând seama de începutul, suspendarea și întreruperea acestuia. Dacă există un litigiu sau un control, se păstrează numai datele relevante până la încheierea procedurii și, dacă este necesar, executarea soluției.

8. Drepturile dumneavoastră

În condițiile art. 15–22 GDPR, puteți solicita accesul la date, rectificarea datelor inexacte, ștergerea sau restricționarea prelucrării. Aveți dreptul la portabilitatea datelor furnizate de dumneavoastră atunci când prelucrarea este automată și se întemeiază pe consimțământ ori pe art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR; puteți solicita transmiterea directă către alt operator dacă este fezabilă tehnic.

Vă puteți opune, pentru motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării bazate pe art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR. În acest caz, prelucrarea încetează, cu excepția situației în care Cabinetul demonstrează motive legitime și imperioase care prevalează ori necesitatea prelucrării pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Pentru o prelucrare opțională bazată pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând, la fel de ușor cum a fost acordat, fără afectarea legalității prelucrării anterioare. Retragerea nu înlătură obligațiile legale privind facturile și evidențele contabile. Ștergerea datelor poate fi limitată de o obligație legală de păstrare ori de necesitatea apărării unui drept, potrivit art. 17 alin. (3) lit. b) și e) GDPR.

Puteți transmite cererile la ioana@defensio.ro. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primire. În condițiile art. 12 alin. (3) GDPR, termenul poate fi prelungit cu două luni, cu informarea dumneavoastră în prima lună și indicarea motivelor. Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită, sub rezerva excepțiilor prevăzute de art. 12 alin. (5) GDPR. Dacă există îndoieli întemeiate asupra identității solicitantului, putem cere numai informațiile suplimentare necesare verificării acesteia.

Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro, potrivit art. 77 GDPR, și de a vă adresa instanței competente, potrivit art. 79 GDPR. Nu sunteți obligat să sesizați mai întâi Cabinetul. Soluționarea cererilor respectă drepturile altor persoane și secretul profesional.

9. Securitatea și deciziile automate

Cabinetul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, potrivit art. 25 și 32 GDPR, și limitează accesul la date la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

Programarea și facturarea descrise aici nu presupun decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice ori să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, în sensul art. 22 GDPR. Confirmarea automată a unei rezervări sau generarea unei facturi nu reprezintă, prin ele însele, o asemenea decizie.

10. Informările și opțiunile distincte

Prezenta informare completează Politica de confidențialitate disponibilă la https://www.defensio.ro/privacy. Cookie-urile sunt explicate separat la https://www.defensio.ro/cookies. Alegerea cookie-urilor opționale nu condiționează programarea.

Datele furnizate pentru programare și facturare nu determină înscrierea automată la newsletter sau transmiterea unor comunicări comerciale. O eventuală astfel de opțiune este solicitată separat și nu condiționează serviciul. Înaintea unei prelucrări ulterioare într-un alt scop, Cabinetul vă comunică informațiile cerute de art. 13 alin. (3) GDPR.